Rodzina 500+

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

« powrót

 
23.11.2020

Zaproszenie do składania ofert

OAD – 65-240-5/2020

Sąd Rejonowy w Żaganiu zaprasza do złożenia oferty cenowej na świadczenie usług sprzątania i utrzymania czystości w obiektach  Sądu Rejonowego w Żaganiu

Żagań, dnia 23 listopada 2020 r.  

 

OAD – 65-240-5/2020

 

 

Nazwa oraz adres Zamawiającego:

nazwa:                                     Sąd Rejonowy w Żaganiu

adres:                                       Ul. Szprotawska 3, 68-100 Żagań

fax:                                          68 367 11 02

strona internetowa:                      www.zagan.sr.gov.pl

godziny urzędowania:                    

poniedziałek od godz. 7:00 do 18:00

wtorek – piątek od 7:00 do 15:00

 

 

Zaproszenie do składania ofert

 

Dotyczy: zamówienia o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 tys. euro.

 

Sąd Rejonowy w Żaganiu zwany dalej „Zamawiającym”, zaprasza do złożenia oferty cenowej na świadczenie usług sprzątania i utrzymania czystości w obiektach  Sądu Rejonowego w Żaganiu

 

  

  1. 1.               Opis przedmiotu zamówienia

 

1.1       Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług sprzątania i utrzymania czystości w obiektach Sądu Rejonowego w Żaganiu, zlokalizowanych przy ul. Szprotawskiej 3 oraz ul. Szprotawskiej 1 o łącznej powierzchni sprzątania  2.146,57 m2 (budynki oddalone są od siebie w odległości około 100 m).  

1.2       Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w załączniku nr 1 do Zaproszenia, który jest integralną częścią zamówienia.

1.3       Sprzątanie odbywać się będzie codziennie od poniedziałku do piątku, w godzinach określonych przez Zamawiającego, tj. pomiędzy godz. 15:00 a 21:00. Każdorazowo po zakończeniu sprzątania pracownik zobowiązany jest powiadomić o tym fakcie pracownika firmy ochroniarskiej w celu zamknięcia obiektu.

1.4       Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany godzin świadczenia usług w przypadku zmiany organizacji czasu pracy Zamawiającego, informując o tym wykonawcę pisemnie z trzydniowym  wyprzedzeniem. Dzienny wymiar godzin pozostanie bez zmian, chyba, że z uzasadnionych powodów strony tymczasowo zmienią dzienny wymiar godzin świadczenia usług w ustalonym przez strony okresie, z zachowaniem wymiaru godzin świadczenia usług przewidzianych w danym cyklu rozliczeniowym (miesiącu kalendarzowym) – zmiany te nie stanowią zmiany Umowy i nie wymagają zawarcia aneksu do Umowy.

1.5       Wykonawca realizując przedmiot umowy wykorzysta własne urządzenia i odpowiedni sprzęt, w który zabezpieczy podległy personel wykonujący czynności sprzątania oraz środki czyszczące, które muszą posiadać świadectwo jakości zdrowotnej dla chemii gospodarczej.

1.6       Wykonawcy mogą przeprowadzić wizje lokalną obiektów, których dotyczy zamówienie w celu uzyskania informacji do poprawnego przygotowania oferty. Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie przez wykonawców wizji lokalnej, w  godzinach urzędowania Zamawiającego, po uprzednim uzgodnieniu terminu.

1.7       Do obowiązków wykonawcy należy zapewnienie koordynatora, który będzie pełnił bieżący nadzór nad wykonywaną usługą oraz jakością wykonywanych prac, organizującego i kierującego pracownikami, który będzie stawiał się w siedzibie Zamawiającego co najmniej  trzy razy w miesiącu i dokonywał obchodów w celu sprawdzenia poprawności wykonania usług sprzątania. Koordynator będzie wyposażony przez wykonawcę w telefon komórkowy oraz będzie upoważniony do kontaktowania się z Zamawiającym w zakresie bieżących uwag, doboru sprzętu oraz środków czystości.

1.8       Do wykonania prac na wysokości powyżej 3 m zobowiązany jest skierować osoby posiadające odpowiednie uprawnienia i badania  lekarskie oraz wyposażone w środki techniczne i środki ochrony osobistej, niezbędne do bezpiecznego i należytego  wykonania usług przedmiotu zamówienia.

1.9       Wykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia stałej liczby osób sprzątających w obiektach – w ilości 3 osób sprzątających na ¾ etatu każda.

          

 

Wymagania dotyczące zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę.

 

1.10      Zamawiający wymaga, aby pracownicy wykonujący czynności sprzątania objęte zamówieniem, z wyłączeniem: prania dywanów, impregnacji podłóg oraz mycia okien, w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia byli zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.

1.11      W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób, o których mowa w pkt 1.10. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

 

a)  żądania  przedłożenia oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania w/w wymogów i dokonywania ich oceny,

b)  żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania w/w wymogów.

 

1.12      W trakcie realizacji zamówienia, na każde wezwanie Zamawiającego, w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie (nie krótszym niż 3 dni robocze od dnia przekazania wezwania), wykonawca jest zobowiązany przedłożyć Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę. Zamawiający może żądać następujących dokumentów:

1)    oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy;

2)    poświadczonej za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcękopi umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Dz. U. UE . L. 2016.119.1 z dnia 4 maja 2016r, zwane dalej RODO (tj. w szczególności[1] adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;

3)    zaświadczenia właściwego oddziału ZUS, potwierdzającego opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;

4)    poświadczonej za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcękopi dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami RODO. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji.

1.13    Niezłożenie przez wykonawcę lub podwykonawcę w wyznaczonym terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, traktowane będzie jako niespełnienie przez wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności sprzątania objęte przedmiotem zamówienia. Z tytułu niespełnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę w/w wymogu zatrudnienia, Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez wykonawcę kary umownej w wysokości określonej w istotnych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia.

 

  1. 2.               Termin wykonania przedmiotu zamówienia:

 

Termin rozpoczęcia i zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia od dnia 01 stycznia 2021 r. do dni 31 grudnia 2021 r.

 

  1. 3.               Tryb udzielenia zamówienia:

 

Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych zgodnie z art. 4 ust. 8 ww. ustawy

 

  1. 4.               Warunki udziału:

 

4.1       O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału dotyczące:

4.1.1 kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej: Zamawiający nie określa warunku w tym zakresie,

4.1.2  sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli wykonawca posiada opłaconą polisę odpowiedzialności cywilnej, a przypadku jej braku inny dokument potwierdzający ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

4.1.3  zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający uzna ten warunek za spełniony,  jeżeli:

a)    Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, należycie wykonywał lub wykonuje co najmniej 3 usługi sprzątania budynków użyteczności publicznej, o powierzchni użytkowej powyżej 1500 m2 - w okresie 12 miesięcy świadczenia usługi wraz z podaniem ich wartości – załącznik nr 3 - Wykaz wykonanych/wykonywanych usług

b)    Wykonawca przed podpisaniem umowy przedstawi Zamawiającemu listę minimum 3 pracowników przewidzianych do realizacji przedmiotu zamówienia  

 

  1. 5.                Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału.

 

Ocena spełnienia warunków określonych dla Wykonawców będzie dokonywana przy zastosowaniu formuły „spełnia” – „nie spełnia”.

 

  1. 6.               Informacja o podwykonawcach.

 

6.1       Wykonawca może przewidzieć wykonanie zamówienia przy pomocy  podwykonawców pod warunkiem uzyskania wcześniejszej zgody Zamawiającego w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

6.2       Wymagania dotyczące podwykonawstwa zostały określone we Wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 4 do Zaproszenia.

 

UWAGA: zapisy w Umowie dot. podwykonawstwa obowiązują tylko w razie wskazania w ofercie podwykonawców. 

 

  1. 7.               Opis kryteriów wyboru oferty oraz sposób ich oceny.

 

7.1       Kryterium wyboru w przedmiotowym postępowaniu jest podana przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym cena ryczałtowa brutto za realizację całego zamówienia.

7.2       Zamawiający wybierze ofertę odpowiadającą wszystkim stawianym przez niego wymaganiom i o najniższej cenie.

7.3       Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

7.4       Cena musi być wyrażona w złotych (PLN) i ewentualnie dodatkowo w groszach,  z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

 

  1. 8.               Miejsce i termin składania ofert

 

8.1       Oferty należy złożyć w siedzibie Zamawiającego  lub przesłać na adres Sądu Rejonowego w Żaganiu, ul. Szprotawska 3, 68-100 Żagań, pokój nr 9, I piętro w terminie do dnia  1 grudnia 2020 r. do godz. 9.00 (liczy się data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego).

8.2       Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie oznaczonej w następujący sposób:

oferta na „Świadczenie usług sprzątania i utrzymania czystości w obiektach  Sądu Rejonowego w Żaganiu oraz z napisem „Nie otwierać przed upływem terminu składania ofert”.

          

                       

  1. 9.               Opis sposobu przygotowania oferty

 

9.1       Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, w języku polskim.

9.2       Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

9.3       Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z udziałem w niniejszym postępowaniu i złożeniem oferty.

9.4       Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy.

9.5            Ofertę należy złożyć na formularzu oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zaproszenia; do oferty należy załączyć dokumenty, o których mowa w pkt 4.1 Zaproszenia oraz zaparafowany wzór umowy (załącznik nr 4)

 

  1. 10.             Informacja o sposobie porozumiewania się Wykonawcy z Zamawiającym:

 

Osoba do kontaktu z Wykonawcami - Agnieszka Radkiewicz – kierownik Oddziału Administracyjnego tel. 68 367 11 02.

 

  1. 11.             Opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących treści Zaproszenia.

 

11.1      Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące zaproszenia do składania ofert. Zmawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

11.2      Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści wpłynął  po upływie terminu składania wniosku Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić bez rozpoznania.

11.3      Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej www.zagan.sr.gov.pl w zakładce zamówienia publiczne.

 

  1. 12.             Badanie i wybór oferty.

 

12.1      Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.

12.2      W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert i dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz ich uzupełnienia.

12.3      Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym zaproszeniu została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria.

12.4      Zamawiający niezwłocznie zawiadomi wybranego wykonawcę o miejscu i terminie zawarcia umowy.

12.5      Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może wybrać kolejną ofertę spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.

12.6      Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Sądu Rejonowego w Żaganiu z tytułu przygotowania i złożenia oferty na to Zaproszenie.

12.7      Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z udzielenia zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert lub unieważnienia postępowania.

 

 

Dyrektor Sądu Rejonowego

w Żaganiu

Iwona Matczak     

 

Załączniki:

 

Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy

załącznik nr 3 - Wykaz wykonanych usług

załącznik nr 4 - Projekt umowy



[1] Wyliczenie ma charakter przykładowy. Umowa o pracę może zawierać również inne dane, które podlegają anonimizacji. Każda umowa powinna zostać przeanalizowana przez składającego pod kątem przepisów RODO.

« powrót